ولاتباع هذة الطريقة شروط خاصة يجب مراعاتها وهي ان يكون المحل او المستودع جديد او تحت الانشاء ولم يقوم بعمليات بيع من الاصناف التي تم شرائها وبذلك يكون الرصيد الافتتاحي للاصناف هو نفس فواتير الشراء وللقيام بعملية الادخال يجب مراعاة الاحتفاظ بكافة فواتير الشراء في ملف خاص يشتمل علي كل فواتير الشراء ويجب مراعاة التفريق بين فواتير الشراء النقدية وفواتير الشراء الاجلة وذلك لعمل كشف حساب خاص بالموردين اصحاب البضاعة الأجلة وكذلك ايضا تسجيل عمليات سداد الدفعات التي تقوم المؤسسة بسدادها للمورد وعموما هذا الامر سنقوم باجراء شرح مفصل له اما الان سنقوم بشرح كيفية ادخال فواتير الشراء : بالدخول علي مشتريات ---- فاتورة شراء---- اضافة---- يمكن كتابة اسم المورد علي ف الشراء النقدية او اختيارة من ملف الموردين في حالة فاتورة الشراء الاجلة وذلك لغرض عمل كشف حساب للموردين الآجلين ثم نقف علي رقم الصنف ونعمل بحث في ملف الاصناف وذلك اما باستعمال الماوس عند رقم الصنف وعمل دبل كلك او عمل F2 ايضا للبحث تظهر شاشة البحث الخاصة بالاصناف نقوم بعمل البحث باسم الصنف فيظهر لنا الصنف نضغط علي رقم الصنف بالضغط على مفتاح الإدخال او دبل كلك فيتم إختيار رقم الصنف علي فاتورة الشراء ثم يتم إدخال الكمية المشتراة وسعر الشراء ثم وهكذا الحال حتي ننتهي من ادخال كافة اصناف فاتورة الشراء وقبل عمل حفظ يمكن ادخال أي مصاريف اضافية تحملتها المؤسسة حتي دخول البضاعة اليها مثل مصاريف النقل التحميل والتعبئة وخلافة ولاضافة هذة الاعباء علي تكلفة الاصناف للوصول الي التكلفة الفعلية بلنضغط علي زر حساب لتوزيع المصاريف الاضافية علي جميع الاصناف وبعد ذلك نقوم بعمل حفظ مشتريات—فاتورة شراء—اضافةاسم المورد**رقم فاتورة المورد** دبل كلك اواف2 للبحث عن الصنف **اختيار الصنف** الضغط انتر علي رقم الصنف ** ادخال الكمية** سعر الشراء** اضافة المصاريف الاخري*** الضغط علي حساب** حفظ

فاتورة مرتجع المشتريات تعمل بنفس اسلوب عمل فاتورة الشراء والغرض منها هو اعادة بضاعة تم شرائها من الموردين قد تكون غير مطابقة لمواصفات الشراء او تالفة او ان سعرها غير مناسب لاسعار الشراء السابقة ونقصد من ذلك التعريف بان الغرض منها هو انقاص المخزون بالكميات المرتجعه للمورد وبنفس الطريقة نختار مرتجع مشتريات ونعمل اضافة ونحدد المورد الذي تم شراء البضاعة منه ثم نقوم بادخال الاصناف التي تم شرائها سابقا وبذلك نكون قد قمنا بارجاع المشتريات للمورد وللعلم فان فاتورة المرتجع تنقص ارصدة الاصناف بالكميات المرتجعة

وتعتبر هذة الطريقة مثالية في حالة الانشطة القائمة منذ فترة وترغب المؤسسة الوقوف علي الوضع الحقيقي لارصدة الاصناف داخل المؤسسة ويتم ذلك بعمل جرد علي ارصدة الاصناف الموجودة داخل المستودع او المحل واعتبارها هي الارصدة الافتتاحية للاصناف بدون الاخذ في الاعتبار ما سبق من عمليات بيع او شراء وهنا ايضا يراعي ان يكون هناك تسجيل دفتري خاص بعمليات الشراء الاجلة لعمل كشوف حسابات خاصة بالموردين والوقوف علي الرصيد الفعلي لحساب المورد عند المؤسسة..... ولادخال ارصدة الجرد باتباع هذة الطريقة تعتبر الطريقة المثالية هنا هو الدخول علي خيار اعداد عام جديد ثم ادخال كشوف الجرد اضافة ثم اختيار الصنف بالضغط على مفتاح الإدخال أو F2 علي رقم الصنف ثم ادخال كمية الجرد وسعر التكلفة وهكذا

بعد الدخول علي الشركة يتم إحتيار بناء فرع فيظهر إحتيار بناء فرع جديد و خيار مستخدم فيتم إختيار مستخدم فتظهر شاشة المستخدمين وصلاحيات كل مستخدم لتغيير اسم المستخدم الرئيسي وكلمة السر الخاصة به نضغط تعديل ونضع كود المستخدم وهو 999 وهو رقم ثابت غير قابل للتغيير يظهر اسم المستخدم الرئيسي فيمكن تغييرة ويتم إدخال كلمة السر الجديدة ثم حفظ وبذلك تكون خطوات تغيير كلمة السر كالاتي: نظام—بناء فرع––– مستخدم––– تعديل––كود 999–––اسم المستخدم––كلمة السر–––حفظ

نفس الخطوات السابقة ما عدا إختيار اضافة ويتم إدخال كود للمستخدم من رقم 001 الي رقم 998 ثم يتم إدخال إسم المستخدم وليكن محمود او محسن او محمد ثم نضع كلمة السر ثم نعلم علي الصلاحيات التي نرغب في اعطائها للمستخدم ثم نعمل حفظ نظام-بناء فرع- مستخدم- اضافة- رقم المستخدم001 - اسم المستخدم- الصلاحيات- حفظ